Características para almacenar un documento

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Cuando se habla de la información de una empresa se debe ser muy cautelosos con su manejo, almacenamiento. Las empresas manejen una gran cantidad de documentos, desde documentos personales hasta datos de clientes o proveedores que pueden ocupar un espacio importante dentro de una oficina.

Los documentos deben de conservarse ordenados y clasificados, además de cumplir con 4 características básicas:

Autenticidad: El documento debe de coincidir con el registro de la persona que lo creo.

Confiabilidad: La información contenida debe ser corroborada o brindar la seguridad de la fuente.

Integridad: La fuente debe de ser de confianza, de lo contrario se anula el documento.

Ser útil: Razón por la que conserva, para futuras referencias o consultas.

Cuando las empresas utilizan el archivo físico es común guardarlos sin darnos cuenta del espacio que ocupan, hay que conocer sus características para saber si se considera como archivo muerto.

¿Qué es el archivo muerto?

El archivo muerto es todo documento que ha expirado o que ya no es útil para la empresa. Todo documento tiene un tiempo de vida, generalmente de cuatro a cinco años dependiendo de su valor y también pueden tener una renovación. La ley establece plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Una vez que este plazo ha terminado se tiene que proceder a la destrucción de archivo garantizando su la seguridad y privacidad.

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