Destrucción de documentos

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Todas las empresas acumulan grandes cantidades de documentación que contienen datos sensibles.

La existencia de un documento está sujeto a su misma vida útil. La documentación es creada y distribuida de manera interna o externa en una organización; respaldada de ser necesario; y almacenada si se requiere para toma de decisiones, o de lo contrario se convierte en inactiva.

La depuración y destrucción de documentos es la última fase del ciclo de vida, aquí ya no tiene valor para la empresa, y es donde se debe ser responsable de su destino final.

Existen múltiples razones por las que un archivo se vuelve obsoleto, ya sea porque es prescrito, ha cumplido fechas establecidas, o la empresa cesa su actividad o decide optimizar sus espacios. Es en este punto se debe de reflexionar sobre su manera más prudente de destruirlos.

La mejor opción es la trituración. Es un proceso por el cual un material sólido (no solo papel) se muele hasta obtener pedazos pequeños, es un servicio especializado y confiable.

¿CÓMO PREPARAR TU ARCHIVO PARA TRITURAR?

Antes de proceder a destruir tu documentación inactiva, debes conocer el marco legal, tanto el general como el específico de cada sector. Por ejemplo, en México La Ley Federal de Protección de Datos Personales exige algunas obligaciones que protegen de ser expuestos nuestros datos, como:

  • Identificar que cuente con facultados o atribuciones expresas en la normatividad que resulte aplicable para utilizar datos personales.
  • Determinar el uso de los datos personales de manera específica y acorde a la normatividad aplicable.
  • Eliminar archivos, registros o información cuando dejen de ser necesarios para el uso de los datos personales.
  • Este tipo de obligaciones aplican tanto en personas físicas como morales, ya sean PYMES, REPECO y cualquier prestador de servicios que recabe datos personales.

Siempre es preferible contratar a una empresa especializada en destrucción de información, es más seguro y podrás certificar el proceso por el que pasan los documentos, además se adaptan a las necesidades de cada empresa.

Al usar los servicios de una empresa, esta te proporcionará un certificado en el que quedarán asentados los datos de destrucción y su evidencia. Lo hacen de forma totalmente segura, controlada y sustentable, pues con los residuos, se podrá producir más papel o cartón.

¿POR QUÉ MOTIVOS DEBES TRITURAR DOCUMENTOS DE LA MANERA CORRECTA?

Por seguridad.

La información que posees es vital para tu empresa, tus clientes, y tus competidores y es imposible saber en qué manos podría caer si solo se arroja a la basura o recicla sin consideración.

Para la preservación del medio ambiente.

Las empresas sustentables buscan el bienestar de sus clientes y empleados, mediante productos y servicios de calidad, siendo conscientes de su impacto ambiental.

De hecho, cada tonelada de papel reciclado equivale a salvar 15 árboles.

Por cumplir la ley

En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Los Particulares establece un principio de calidad, conforme a la(s) finalidad(es) para las cuales vayan a ser tratados los datos personales.

Esta ley señala que cuando los datos personales ya no cumplan su función deben eliminarse. Otras leyes, como la Sarbanes Oxley (SOX) hacen énfasis en el correcto manejo de información y priorizan la importancia de contar con un proceso de borrado y destrucción evidenciado.

Por economía.

La destrucción de documentos con trituradoras de papel de uso individual es un proceso lento y costoso en cuanto a tiempo y recursos humanos empleados, además no siempre se destruye la información como debe ser.

Tridoc.com.mx

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