Organización de archivos

físicos y digitales

Nuestros especialistas son archivistas de profesión con experiencia extensiva en la clasificación de archivos de todo tipo de industria y departamento.

Clasificación y Organización

El equipo de archivistas de Mercury clasifica el archivo según el nivel de detalle requerido por tu empresa:
  • Por área o departamento.
  • Por tipo de documento, fecha y/o alfanumérico.
  • Control de faltantes (cotejar que un expediente esté completo).
  • Detalle por caja, por expediente o por documento.
    Depuración y destrucción, siendo requerido.

Proceso de Inventario

Después de la clasificación física de los documentos:

  • Captura del inventario en Excel.
  • Visualización del inventario en el Portal de Mercury o en la plataforma utilizada por tu empresa.

Si las cajas inventariadas se custodian en las instalaciones de Mercury:

  • Asignación de un código de barras único para identificación en nuestro sistema de control y administración.
  • Relación de estos códigos en el inventario para fácil consulta.
  • Actualización del inventario con las altas y bajas para tener una vista real de la información en custodia.

Mantenemos actualizado el inventario de tus archivos; siempre estarás enterado a detalle de la administración de tus documentos.

Los beneficios de una organización óptima:

  • Clasificación integral de archivo.
  • Documentación ordenada y accesible.
  • Inventario actualizado en Excel y visible en el portal.
  • Espejo de información física y digital.​
  • Depuración de archivo que cumplió su vida útil.​
  • Certeza de encontrar el documento requerido en el momento oportuno.​
  • Habilidad de generar estadísticas con la información clasificada.​